Beaucoup de projets de supermarchés coopératif en construction se posent la question du choix de la ou des solution(s) informatique(s) à mettre en place.
Une des premières réponses qu’ils obtiennent est Odoo.
Odoo est un logiciel ERP open source développé en python.

Avantage principal :

  • La Louve, supermarché coopératif de Paris, sans doute le plus avancé des projets Francophone utilise ce logiciel. Ils y ont investit énormément d’argent et proposent leurs développements « sur mesure » à la communauté.
    Les modalités de cette « mise à disposition » restent à définir. Une participation financière sera, à priori, obligatoire.

Autres avantages :

  • Odoo est un système complet. Il permet donc, en un seul outils, de répondre à l’ensemble (?) des besoins d’un projet.
  • La mutualisation permet à tous de bénéficier des améliorations et des corrections apportés par chacun.

Inconvénients :

  • Odoo est une grosse machine et demandes des compétences informatiques rares et onéreuses. (Pour La Louve le meilleur rapport qualité / prix est au Vietnam)
  • Il faut choisir entre se passer de personnalisation (et donc suivre le modèle général porté par la Louve) ou se passer de mutualisation.
  • Odoo est un système complet. (oui c’est aussi un inconvénient). Tout est lié et donc moins flexible.

A noter également que depuis le 1er janvier 2018 est entré en vigueur une loi de 2016 sur la fraude à la TVA obligeant les logiciels de caisse à être certifiés. (en savoir plus)
Pour une solution open source comme Odoo, concrètement, cela oblige à passer par une société hébergeant et certifiant le code.
Il faudra aussi payer, à chaque développement, une prestation de certification sur le code concerné. et dans le cas d’Odoo, qu’il soit lié ou non à la caisse car c’est un seul logiciel.

Selon moi, il est très important que l’outil de vente soit détaché des autres outils informatique de l’association.
Non seulement par étique (on ne veux pas savoir qui achète quoi), mais compte tenu de la loi finance, les développements lié à l’organisation du projet comme le bénévolat ne doivent pas entraîner des coûts de certification supplémentaires, et ce à chaque itération.

Ici à Grenoble, pour notre projet, nous avons jugé que les inconvénients étaient trop grands pour considérer Odoo comme un candidat sérieux.
Nous souhaitons que le projet soit à l’image de ces adhérents et donc que la solution informatique puisse lui coller à la peau. Nous avons besoin de flexibilité.

Pour la gestion de stock, des commandes fournisseur, la caisse, et la vente d’une manière général, nous avons réalisé un comparatif approfondi de l’existant cet été 2017, nous avons choisi Kaso-Soft.
Kaso est une solution Française construite pour les épiceries et magasins bio, elle correspond à 100% à notre périmètre de vente / achat.
Ce logiciel est certifié.
Contractuellement, nous avons décidé de partir sur un forfait mensuel comprenant et le matériel de caisse et la licence.
C’est un excellent choix pour le moment.
Pour le reste des besoins (hors vente donc), il n’y a alors plus aucune contrainte, ni sur les choix technologiques ni en terme de fonctionnalités imaginables.
Nous ne sommes ouvert que depuis septembre 2017.
C’est pourquoi nous n’avons pas encore un système informatique complet et assez peu de recul sur ce qui est en place. Je me garderai bien donc de donner des leçons.
Nos membres, initialement gérés sur un simple tableur, le sont désormais sur une application sur mesure développée en php avec le framework symfony. C’est notre espace membre. (membres.lelefan.org)
Pour la gestion du bénévolat, après avoir essayé OpenSkedge (gestion de temps open source) et Sling (service gestion de temps en ligne) nous avons conclu que nous aurions meilleur compte à développer notre propre système, sur mesure.
Nous avons écrit un principe de fonctionnement de notre bénévolat (avec l’aide de la commission gouvernance). Nous travaillons pour implémenter ce fonctionnement ci.
Un version complète n’est pas prévue avant le printemps.
Nous avons un script PHP (une seule page) qui permet à nos membres de s’inscrire sur des créneaux, et le tout est enregistré sur un fichier csv.
C’est artisanal mais ça nous permet de fonctionner en attendant que notre système plus abouti soit utilisable.
Nous développons tout en open source, mais nous ne sommes pas nombreux dans l’équipe informatique de la commission Gestion. C’est pourquoi toute notre énergie est focalisée sur le développement de notre outil tel que nous l’avons spécifié.
A terme, nous souhaitons mettre à disposition notre travail, mais nous n’avons pas les moyens de le rendre personnalisable plus que de raison à courte échéance.
Pour le reste :
Notre site web public est sous WordPress, nous avons un wiki à usage interne sur mediawiki, un outil de chat Mattermost et un cloud avec nextcloud.
Notre espace membre fournissant un système Oauth2 il devrait permettre, à terme, de se connecter aux autres services. C’est déjà le cas avec le wiki et le chat.

— Complément, Mars 2018

Avant tout, je n’ai aucune consigne à donner. Nos choix ont été fait par rapport à nos besoins, ceux d’un projet qui nous ressemble et qui a ses propres spécificités. En aucun cas notre fonctionnement est idéal pour tous et il serait bien prétentieux de vouloir classer Kaso par rapport à d’autres solutions, comme Odoo, sans connaître les besoins de la coop concernée.

A Grenoble les membres ne gèrent pas les produits, pas le stock, ni ne font de commande fournisseur.
A contrario, les salariés ne font que ça et ne traitent pas les membres ni la vie associative en générale. C’est pourquoi les ponts entre les deux périmètres ne nous sont pas utiles et, mieux encore, ne sont pas souhaitables.

Le périmètre fonctionnel de notre solution de caisse & stock, disons ERP, est donc celui d’un magasin bio classique. Aucune spécificité vis à vis du fait que le magasin est coopératif est associatif. Rien.
De ce constat, nous avons choisi d’utiliser une solution existante qui couvre ce périmétre fonctionnel pour ne pas réinventer la roue et se concentrer sur ce qu’il y a réellement à inventer : les aspects liés au caractère participatif.

Parmi d’autre, Kaso à été retenu car les fonctionnalités requises étaient toutes existantes, que la solution était développée pour et seulement pour des magasins /épicerie Bio et qu’il n’y avait donc rien à enlever, que le contrat permettait la location du matériel de caisse (encore quelque chose en moins à gérer) et enfin que le prix était compétitif vis à vis des concurrents.
Avant une décision ferme nous avons appelé des magasins bio utilisant cette solution pour avoir leurs avis. Cela nous a conforté dans notre choix.
Encore une fois, ce choix n’appartient qu’à nous et il est la réponse à nos propres besoins, sans doute différents des votres.

Pourquoi une solution propriétaire ?
La réponse la plus simple est sans doute qu’aucune alternative libre n’était envisageable pour nous.
Nous n’avons pas identifié aucun logiciel libre répondant à notre cahier des charges « gestion d’une épicerie » qui soit fiable et clef en main.
Au délà de la NF525, au délà d’une maîtrise des coûts financier et humain (nous sommes associatif), notre bon développement dépend de l’agilité avec laquelle nous pouvons faire évoluer notre outil de gestion du bénévolat. Cette souplesse est autorisée car nous le développons bénévolement en interne et que nous l’auto-hebergeons.
Jusqu’à preuve du contraire, cette souplesse nous parait inenvisageable dans un outil global comprenant le périmètre caisse/stock.

Gaëtan Janssens
Référent Commission Gestion @ l’éléfàn ( Avril 2017 -> Mars 2018 )

 

 

Nous contacter

Une question, une remarque, une demande ? N'hésitez pas à nous laisser un message !